ASSISTANT ADMINISTARTIF (H/F)

Référence : AST ADM ST JACQUES
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7 mai 2022
Patager sur
Informations
Saint-Jacques-de-la-Lande
Interim
3 mois
n/a
n/a
Descriptif du poste

Description de l’activité administrative :

– Accueil
o Accueil physique des visiteurs avec gestion du cahier de visite.
o Accueil téléphonique de l’agence avec gestion du cahier d’appels. Filtrations
transmissions et notifications des messages aux différents interlocuteurs.

– Courrier
o Réception et apposition du tampon daté + tri du courrier pour transmission au
directeur d’agence. Les courriers confidentiels et nominatifs en AR doivent
être transmis au directeur avant ouverture.
o Affranchissement journalier du courrier.
o Rédige ou dactylographie des courriers à la demande du directeur d’agence ou
du responsable commercial.
o Réponse et archivage des courriers de demande d’embauche et de stage.

– Factures
o Gestion du tableau chrono factures fournisseurs + transmission des factures
aux administratives de chaque service.
o Rapprochement des factures fournisseurs et BOR émis par le service
comptabilité pour signature.
o Classement physique des factures après envoi des BOR.

– Archivage
o Organisation de l’archivage agence auprès de notre prestataire externe (IRON
MOUNTAIN)

– Commerce
o Rédaction et mise en forme des appels d’offre agence (Travaux + exploitation)
o Etablir un planning de gestion des appels d’offres.
o Assure une veille commerciale avec Doubletrade en imprimant les offres
journalières et les soumet aux Commerciaux afin de définir les offres
intéressantes pouvant faire l’objet d’un dossier de candidature

Profil recherché :

SAVOIR FAIRE :

Respect des délais : L’assistant(e) administratif (ve) doit respecter impérativement les
délais, notamment pour répondre aux appels d’offres, au risque de voir la réponse à l’appel
d’offre rejetée.
Capacité d’organisation : L’Assistant(e) administratif (ve) doit savoir gérer ses priorités
et hiérarchiser ses actions en fonction des contraintes internes et externes, notamment lorsque
plusieurs réponses aux appels d’offres sont à traiter simultanément.
Connaissances commerciales / contractuelles : L’Assistant(e) administratif (ve)
doit détenir des connaissances de base dans ce domaine, notamment pour la préparation des
réponses aux appels d’offres.
Connaissances des métiers de Missenard-Quint : L’Assistant(e) administratif (ve)
doit détenir des connaissances de base dans les métiers de la société afin d’être crédible face
aux clients et prospects.3
Expression écrite : L’assistant(e) administratif (ve) doit maitriser parfaitement
l’expression écrite pour la rédaction des réponses aux appels d’offres, des contrats et des
comptes rendus des réunions commerciales.
Maitrise de l’outil informatique : L’Assistant(e) administratif (ve) doit maitriser
parfaitement :
– Le pack office
– utilisation d’Internet.

SAVOIR ETRE
Sens des relations interpersonnelles : L’assistant(e) administratif (ve) doit faire
preuve d’un bon sens relationnel dans ses contacts avec ses interlocuteurs, tant en interne
qu’en externe avec les clients.

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